O grande erro da maioria dos empresários é achar que pode começar a empresa sem criar formas de controle e deixar para se organizar de acordo com o crescimento.
Porque organizar a empresa?
Uma empresa desorganizada pode trazer vários problemas como:
- Furtos
- Gastos excessivos com estoque
- Pouca produtividade
- Perda de vendas
- Além da dúvida “Quem faz o que?”
Já em uma empresa organizada:
- Seus colaboradores irão produzir de forma eficiente
- Seus clientes serão melhor atendidos
- Evita furtos, pois a auditoria é mais fácil
- Você comprará exatamente o que precisa, e não ficará perdendo dinheiro com estoque parado.
- Você passará uma imagem mais profissional
Organizar é diferente de Burocratizar
Quando falamos em “organizar a empresa” estamos falando da criação de processos, utilização de ferramentas de controle, delegação de tarefas, e principalmente comprometimento.
Não estamos falando de centralização de poderes e criação de longos processos de autorização.
É possível organizar uma empresa pequena e com poucos funcionários.
Passo a Passo para organizar uma empresa
1. Crie cargos e atribuições
Defina quem vai fazer o que na sua empresa, se possível tente não centralizar todas as funções em apenas uma pessoa, pois o dia que ela precisar faltar, a sua empresa ficará com um “buraco”.
Exemplo:
Vendedor: Atendimento ao Cliente, Abertura de Orçamentos, Acompanhamento de Orçamentos, Realização de Vendas, Pós Vendas
Financeiro: Controle de Contas a Pagar e Receber, Emissão de Boletos, Contatos de Cobrança à Clientes, Negociação de Pagamento com os Fornecedores, Emissão de Notas Fiscais.
Técnico: Visitas Técnicas, Conserto de Equipamentos, Atendimentos Externos.
Estoquista: Entrada de Nota Fiscal, Saída de Mercadorias, Controle do Estoque
2. Defina processos e metas
Crie uma rotina de execução de processos.
Uniformizando os processos você facilita tanto o profissional que já trabalha na empresa, como também agiliza o treinamento de novos funcionários.
3. Deixe claro os seus objetivos
Se faça essa pergunta “Onde quero estar daqui a 5 anos?”
Em seguida “Como faço para chegar lá?”
Com isso em mente, você consegue traçar uma estratégia para atingir os seus objetivos.
Lembrando que não adianta que somente você saiba. Faça com que todos os seus funcionários saibam os seus objetivos para que eles te ajudem à alcança-lo.
4. Prepare-se para imprevistos
Aqui não estamos falando apenas de imprevistos financeiros, mas também de ausência de funcionários, atrasos de fornecedores, dentre outros.
Para isso mantenha um bom fluxo de caixa, deixe pré-estabelecido “quem cobre quem” em caso de ausência, e tenha um bom controle de estoque.
Trabalhe com prazos razoáveis e reais.
5. Utilize uma ferramenta para gerenciar a sua empresa (Planilha ou ERP)
Esse é o ponto crucial, pois não adianta você seguir todos os passos acima, mas não colocar em prática os processos definidos.
O ideal é ter todos os controles da empresas de forma unificada, como: controle de estoque, controle financeiro, acompanhamento de orçamentos, controle de vendas, emissão de notas fiscais.
Com um software ERP como o AgoraOS isso é possível.
Caso você queira começar com algum tipo de controle, mas sem fazer um investimento inicial você pode utilizar planilhas em Excel.
Como o ERP AgoraOS pode ajudar a minha empresa?
O AgoraOS é um sistema ERP online multiloja voltado para micro, pequenas e médias empresas de diversos seguimentos.
Com o AgoraOS você consegue gerenciar toda a sua empresa utilizando apenas uma ferramenta.
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