Considera-se a ordem de serviço empresa um documento vital para um gerenciamento eficiente no universo empresarial.
Isso porque, a OS para empresas proporciona uma maior organização, como por exemplo, o controle e monitoramento de atividades burocráticas.
Além disso, ela funciona como um contrato operacional, fazendo com que gestores e equipes atuem em conjunto.
Diante da sua importância no cenário corporativo, iremos abordar neste artigo as principais dúvidas sobre a ordem de serviço na empresa.
Vamos lá?
Ordem de serviço na empresa: o que é?
A ordem de serviço (O.S) na empresa é um documento fundamental, principalmente, em empresas prestadoras de serviço.
Em relação à sua função, a O.S funciona como um guia com o objetivo de alinhar não só os gestores, mas equipe e clientes também.
Em outras palavras, a ordem de serviço é aquele documento em que você registra todo o percurso de um serviço; da contratação à execução.
Por exemplo, a partir do momento que você fecha um negócio, como um serviço de assistência técnica, você precisa emitir uma ordem de serviço.
Pois, nesse documento irá constar não só a descrição do serviço a ser feito, mas os dados pessoais tanto do profissional quanto do cliente.
Em resumo, a O.S tem o objetivo de profissionalizar a gestão do seu negócio.
Diante desse objetivo, vale enfatizar que a ordem tanto pode ser utilizada em micro empresas quanto em pequenas empresas.
Sendo assim, seu maior princípio é: garantir que um determinado trabalho esteja sendo realizado dentro de políticas e procedimentos de uma certa empresa.
Como elaborar a ordem de serviço na empresa?
A produção de uma ordem de serviço empresa é bastante simples! E para ficar melhor para você, montamos um passo a passo. Veja abaixo.
Passo 1 – Identificação da empresa
Neste momento, deve-se criar um cabeçalho e inserir as principais informações da empresa.
Como por exemplo, nome, logotipo, endereço, número de telefone e demais informações de contato.
Passo 2- Título da ordem de serviço na empresa
Após inserir os dados de identificação do seu negócio, crie um título para O.S.
Como por exemplo “Autorização de trabalho”
Passo 3 – Número da ordem de serviço da empresa
Um ponto importante é não esquecer de numerar a sua O.S
Pois, através dessa numeração, você poderá consultá-la ou acompanhá-la com mais facilidade.
Passo 4 – Data de emissão
A data é um elemento importante! Pois, a partir dela é possível saber quando foi emitida.
Passo 5 – Informações do cliente
Nesta etapa, deixe claro todas as informações referente ao cliente.
Como por exemplo, nome, endereço, número de telefone e entre outras informações relevantes.
Passo 6 – Descrição do serviço
Um dos objetivos da ordem de serviço para empresa é descrever o serviço realizado.
Por isso, não pode faltar essa informação.
Passo 7 – Responsáveis
Deve-se deixar de modo evidente o nome do responsável, isto é, o nome do funcionário que irá prestar tal serviço.
Passo 8 – Recursos e materiais
Além de deixar evidente o nome do funcionário na ordem de serviço para empresa, deve-se também constar os recursos e materiais utilizados.
Passo 10 – termos e condições
Por último, não menos importante, deve-se inserir os termos e condições relevantes.
Como por exemplo, política de pagamento, garantia, segurança e entre outras.
Ordem de serviço empresa: melhor digital ou impressa?
A escolha entre uma ordem de serviço para empresa do tipo impressa ou digital influencia diretamente no gerenciamento do seu negócio.
Isso porque, a imprensa não tem tanta automatização quanto a digital.
Ou seja, a O.S para empresa no formato digital sempre será melhor do que física.
Veja abaixo 5 vantagens da O.S digital para sua empresa!
Vantagens da ordem de serviço digital para empresas
Eficiência operacional
As ordens de serviço digitais permitem que as informações sejam preenchidas, atualizadas e compartilhadas eletronicamente.
Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e economizando tempo, por exemplo.
Rastreamento e arquivamento simplificados
Os registros de ordens de serviço digitais são armazenados de forma organizada em sistemas de gerenciamento, o que facilita o rastreamento, a pesquisa e o arquivamento eficientes.
Isso é fundamental para a prestação de contas, auditorias e análises retrospectivas.
Comunicação em tempo real
As ordens de serviço digitais são compartilhadas instantaneamente com a equipe de campo, os clientes e os gerentes.
Isso melhora a comunicação e permite a tomada de decisões mais rápidas, pois todos têm acesso às informações atualizadas.
Integração com sistemas empresariais
As ordens de serviço digitais são facilmente integradas a sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), o que permite uma gestão mais eficaz de recursos, custos e relatórios.
Sustentabilidade e economia de recursos
A digitalização de ordens de serviço contribui para a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel e recursos.
Além disso, elimina a necessidade de armazenar grandes quantidades de documentos impressos, economizando espaço físico e custos de arquivamento.
Modelo de ordem de serviço empresa
Os principais tipos de modelo de ordem de serviço na empresa são Word, Excel e PDF. Vamos conhecer cada uma?
O.S para empresa Word
Considerada uma ferramenta de texto bastante comum e fácil usabilidade, o Word oferece bons recursos para você elaborar sua O.S.
Como por exemplo facilidade de edição, flexibilidade de formatação, inserção de elementos gráficos e muito mais!
O.S para empresa Excel
Diferente do Word, o Excel é uma planilha eletrônica e também se utiliza para elaboração de ordens de serviço.
Dentre suas funcionalidades, destaca-se: a organização de dados tabulares, cálculos automatizados, gráficos e relatórios, por exemplo.
O.S para empresa PDF
Em relação ao PDF, este é um formato amplamente utilizado para conservar o formato do documento.
Dentre suas vantagens, destacam-se: facilidade de compartilhamento e arquivamento a longo prazo.
Além disso, você pode elaborar a sua ordem de serviço para empresa de uma forma totalmente automatizada.
Isto é, uma O.S que integre e gerencie suas principais funções de negócios.
Como por exemplo contabilidade, recursos humanos, comprar, inventário, produções e muito mais.
Em resumo, um sistema ERP para elaboração de ordem de serviço empresa atua de forma centralizada em uma única plataforma.
Ordem de serviço empresa e o Sistema AgoraOS
O sistema AgoraOS é referência na emissão de ordem de serviço para empresas.
Isso porque, ele atua de forma consolidada no mercado, onde atende aos diversos segmentos empresariais.
Dentre os principais segmentos, destaca-se por exemplo:
- Refrigeração e Climatização;
- CFTV e Segurança Eletrônica;
- Energia Solar, Elevadores;
- Provedores de Internet;
- Telecomunicações;
- Engenharia.
Além da variedade de setores empresariais, o sistema AgoraOS, oferece os seguintes serviços, além da elaboração da OS para empresa:
- Campos Personalizados, isto é, você cria os campos que quiser;
- Aplicativo para que o técnico faça o atendimento remoto e recolha a assinatura do cliente digitalizada direto na tela do Smartphone, por exemplo;
- Fluxo de Atendimento Personalizado. (Por exemplo: Aberto > Em Andamento > Fechado)
- O cliente pode acessar a OS online, ou seja, de onde estiver ele tem acesso total ao documento.
- Envio por e-mail em PDF;
- Emissão de NF-e e NFS-e;
- Diversas formas de Impressão;
- Direto do navegador;
- PDF;
- PDF em duas vias;
- Impressora Térmica Bematech ou Daruma;
- Anexar Arquivos;
- Registro de Horas Trabalhadas;
- Histórico de alterações;
- Diversas opções de faturamento;
- À Vista / PrazoCom sinal;
- Vinculada à Contratos de Prestação de Serviço.
Então, ficou interessado no sistema AgoraOS e deseja realizar sua ordem se serviço para empresa totalmente digital e integrada?
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