Ordem de serviço empresa: saiba quando elaborar a sua

Considera-se a ordem de serviço empresa um documento vital para um gerenciamento eficiente no universo empresarial.

Isso porque, a OS para empresas proporciona uma maior organização, como por exemplo, o controle e monitoramento de atividades burocráticas.

Além disso, ela funciona como um contrato operacional, fazendo com que gestores e equipes atuem em conjunto.

Diante da sua importância no cenário corporativo, iremos abordar neste artigo as principais dúvidas sobre a ordem de serviço na empresa.

Vamos lá?

Clique e conheça mais sobre o AgoraOS.

Ordem de serviço na empresa: o que é?

A ordem de serviço (O.S) na empresa é um documento fundamental, principalmente, em empresas prestadoras de serviço.

Em relação à sua função, a O.S funciona como um guia com o objetivo de alinhar não só os gestores, mas equipe e clientes também. 

Em outras palavras, a ordem de serviço é aquele documento em que você registra todo o percurso de um serviço; da contratação à execução. 

Por exemplo, a partir do momento que você fecha um negócio, como um serviço de assistência técnica, você precisa emitir uma ordem de serviço.

Pois, nesse documento irá constar não só a descrição do serviço a ser feito, mas os dados pessoais tanto do profissional quanto do cliente. 

Em resumo, a O.S tem o objetivo de profissionalizar a gestão do seu negócio.

Diante desse objetivo, vale enfatizar que a ordem tanto pode ser utilizada em micro empresas quanto em pequenas empresas. 

Sendo assim, seu maior princípio é: garantir que um determinado trabalho esteja sendo realizado dentro de políticas e procedimentos de uma certa empresa.

Clique e conheça mais sobre o AgoraOS.

Como elaborar a ordem de serviço na empresa?

A produção de uma ordem de serviço empresa é bastante simples! E para ficar melhor para você, montamos um passo a passo. Veja abaixo.

Passo 1 – Identificação da empresa

Neste momento, deve-se criar um cabeçalho e inserir as principais informações da empresa.

Como por exemplo, nome, logotipo, endereço, número de telefone e demais informações de contato. 

Passo 2- Título da ordem de serviço na empresa

Após inserir os dados de identificação do seu negócio, crie um título para O.S.

Como por exemplo “Autorização de trabalho”

Passo 3 – Número da ordem de serviço da empresa

Um ponto importante é não esquecer de numerar a sua O.S

Pois, através dessa numeração, você poderá consultá-la ou acompanhá-la com mais facilidade.

Passo 4 – Data de emissão

A data é um elemento importante! Pois, a partir dela é possível saber quando foi emitida. 

Passo 5 – Informações do cliente

Nesta etapa, deixe claro todas as informações  referente ao cliente.

Como por exemplo, nome, endereço, número de telefone e entre outras informações relevantes. 

Passo 6 – Descrição do serviço

Um dos objetivos da ordem de serviço para empresa é descrever o serviço realizado.

Por isso, não pode faltar essa informação.

Passo 7 – Responsáveis

Deve-se deixar de modo evidente o nome do responsável, isto é, o nome do funcionário que irá prestar tal serviço.

Passo 8 – Recursos e materiais 

Além de deixar evidente o nome do funcionário na ordem de serviço para empresa, deve-se também constar os recursos e materiais utilizados.

Passo 10 – termos e condições

Por último, não menos importante, deve-se inserir os termos e condições relevantes.

Como por exemplo, política de pagamento, garantia, segurança e entre outras.

Ordem de serviço empresa: melhor digital ou impressa?

A escolha entre uma ordem de serviço para empresa do tipo impressa ou digital influencia diretamente no gerenciamento do seu negócio.

Isso porque, a imprensa não tem tanta automatização quanto a digital.

Ou seja, a O.S para empresa no formato digital sempre será melhor do que física. 

Veja abaixo 5 vantagens da O.S digital para sua empresa!

Vantagens da ordem de serviço digital para empresas 

Eficiência operacional

As ordens de serviço digitais permitem que as informações sejam preenchidas, atualizadas e compartilhadas eletronicamente. 

Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e economizando tempo, por exemplo.

Rastreamento e arquivamento simplificados

Os registros de ordens de serviço digitais são armazenados de forma organizada em sistemas de gerenciamento, o que facilita o rastreamento, a pesquisa e o arquivamento eficientes. 

Isso é fundamental para a prestação de contas, auditorias e análises retrospectivas.

Comunicação em tempo real

As ordens de serviço digitais são compartilhadas instantaneamente com a equipe de campo, os clientes e os gerentes. 

Isso melhora a comunicação e permite a tomada de decisões mais rápidas, pois todos têm acesso às informações atualizadas.

Integração com sistemas empresariais

As ordens de serviço digitais são facilmente integradas a sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), o que permite uma gestão mais eficaz de recursos, custos e relatórios.

Sustentabilidade e economia de recursos

A digitalização de ordens de serviço contribui para a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel e recursos. 

Além disso, elimina a necessidade de armazenar grandes quantidades de documentos impressos, economizando espaço físico e custos de arquivamento.

Clique e conheça mais sobre o AgoraOS.

Modelo de ordem de serviço empresa

Os principais tipos de modelo de ordem de serviço na empresa são Word, Excel e PDF. Vamos conhecer cada uma?

O.S para empresa Word

Considerada uma ferramenta de texto bastante comum e fácil usabilidade, o Word oferece bons recursos para você elaborar sua O.S.

Como por exemplo facilidade de edição, flexibilidade de formatação, inserção de elementos gráficos e muito mais!

O.S para empresa Excel

Diferente do Word, o Excel é uma planilha eletrônica e também se utiliza para elaboração de ordens de serviço.

Dentre suas funcionalidades, destaca-se: a organização de dados tabulares, cálculos automatizados, gráficos e relatórios, por exemplo.

O.S para empresa PDF

Em relação ao PDF, este é um formato amplamente utilizado para conservar o formato do documento.

Dentre suas vantagens, destacam-se: facilidade de compartilhamento e arquivamento a longo prazo. 

Além disso, você pode elaborar a sua ordem de serviço para empresa de uma forma totalmente automatizada.

Isto é, uma O.S que integre e gerencie suas principais funções de negócios.

Como por exemplo contabilidade, recursos humanos, comprar, inventário, produções e muito mais.

Em resumo, um sistema ERP para elaboração de ordem de serviço empresa atua de forma centralizada em uma única plataforma.

Ordem de serviço empresa e o Sistema AgoraOS

O sistema AgoraOS é referência na emissão de ordem de serviço para empresas.

Isso porque, ele atua de forma consolidada no mercado, onde atende aos diversos segmentos empresariais.

Dentre os principais segmentos, destaca-se por exemplo:

  • Refrigeração e Climatização;
  • CFTV e Segurança Eletrônica;
  • Energia Solar, Elevadores;
  • Provedores de Internet;
  • Telecomunicações;
  • Engenharia.

Além da variedade de setores empresariais, o sistema AgoraOS, oferece os seguintes serviços, além da elaboração da OS para empresa: 

  • Campos Personalizados, isto é, você cria os campos que quiser;
  • Aplicativo para que o técnico faça o atendimento remoto e recolha a assinatura do cliente digitalizada direto na tela do Smartphone, por exemplo;
  • Fluxo de Atendimento Personalizado. (Por exemplo:  Aberto > Em Andamento > Fechado)
  • O cliente pode acessar a OS online, ou seja, de onde estiver ele tem acesso total ao documento.
  • Envio por e-mail em PDF;
  • Emissão de NF-e e NFS-e;
  • Diversas formas de Impressão;
  • Direto do navegador;
  •  PDF;
  • PDF em duas vias;
  • Impressora Térmica Bematech ou Daruma;
  • Anexar Arquivos;
  • Registro de Horas Trabalhadas;
  • Histórico de alterações;
  • Diversas opções de faturamento;
  • À Vista / PrazoCom sinal;
  • Vinculada à Contratos de Prestação de Serviço.

Então, ficou interessado no sistema AgoraOS e deseja realizar sua ordem se serviço para empresa totalmente digital e integrada?

Contate-nos agora mesmo!

Veja também:

Programa para ordem de serviço gratuito: saiba qual escolher!

Ordem de serviço e nota fiscal: existe diferença?