Atualmente, o mercado de trabalho junto às inovações tecnológicas busca por ferramentas que otimizem o tempo de trabalho gasto por funcionários; e uma dessas ferramentas é o software de ordem de serviço.
De modo geral, sabe-se que a função de qualquer tipo de software é realizar inúmeras tarefas com o objetivo de otimizar, aprimorar e apresentar possíveis soluções estratégicas.
Nesse sentido, pode-se afirmar que um software de ordem de serviço na sua empresa vai facilitar consideravelmente em diversos aspectos burocráticos, como por exemplo
Como por exemplo, coletar dados estatísticos, analisar criação, atribuição, rastreamento e análise de tarefas de manutenção.
Além de contribuir positivamente para sua empresa, um software para ordem de serviço é tido como uma tecnologia a favor do meio ambiente, já que o uso de papel é dispensado.
Então, devido a importância (e também necessidade) de um software de ordem de serviço (O.S), iremos explorar a seguir tudo o que você precisa saber sobre esse sistema e como ele pode facilitar a sua vida profissional, independente do seu segmento.
Então, vamos lá?
Mas, o que é um software de ordem de serviço?
Conforme vimos acima, em resumo, a função primordial de um software é realizar ações nos sistemas computacionais.
Nesse caso, o software de ordem de serviço irá auxiliar na gestão e controle de atividades relacionadas à serviços prestados, seja por um prestador de serviço ou por uma empresa.
Veja como é simples fazer uma ordem de serviço aqui!
Sendo assim, o software para ordem de serviço é fundamental para empresas dos mais diversos segmentos.
Como por exemplo, manutenção, assistência técnica, suporte técnico e entre outros.
Em outras palavras, qualquer empresa que possuir a necessidade de documentar e gerenciar as etapas envolvidas na execução de um determinado serviço, irá precisar de um sistema para ordem de serviço.
Veja a seguir as principais funcionalidade de um software de ordem de serviço
- Cadastro de clientes: manutenção de informações detalhadas sobre os clientes, como nome, endereço e contato, por exemplo.
- Registro de Ordem de Serviço: criação e registro de ordens de serviço, a qual tenha informações sobre o serviço prestado.
- Atribuição de técnicos: alocação de técnicos ou funcionários para realizar os serviços especificados na ordem de serviço.
- Controle de prazos: acompanhamento dos prazos estabelecidos para a execução dos serviços.
- Gestão de materiais: controle de estoque e materiais necessários para a realização dos serviços.
- Emissão de relatórios: geração de relatórios para análise de desempenho, histórico de serviços, entre outros.
- Comunicação com clientes: facilitação da comunicação entre a empresa e o cliente, fornecendo informações sobre o andamento dos serviços.
- Faturamento: integração com processos de faturamento para registrar e cobrar pelos serviços prestados.
Benefícios de um software de ordem de serviço para o seu negócio
A implementação de um software de ordem de serviço traz inúmeros benefícios para o seu negócio, já que a sua função é apresentar soluções digitais e estratégicas.
Ou seja, soluções fundamentadas em dados e estatísticas. Então, veja abaixo as principais vantagens ao adquirir um software de O.S
Melhoria na Eficiência Operacional
Automatizar o processo de gestão de ordens de serviço reduz a necessidade de tarefas manuais e papelada, melhorando a eficiência operacional.
Ou seja, permite que a equipe foque mais nas atividades principais do serviço.
Agilidade no atendimento
Ao adquirir um software de ordem de serviço, as O.S podem ser criadas, atribuídas e atualizadas rapidamente.
Isso leva a um atendimento mais ágil aos clientes, resultando em satisfação e fidelização, por exemplo.
Melhor controle de prazos
O software de ordem de serviço ajuda na definição e monitoramento de prazos para a conclusão de serviços.
Pois, evita atrasos e permite que a empresa cumpra compromissos com os clientes de maneira mais eficaz.
Gestão de recursos e materiais
Facilita o controle de estoque e a alocação de recursos, garantindo que os técnicos tenham os materiais necessários para executar os serviços sem interrupções.
Redução de erros
A automação do processo reduz a probabilidade de erros manuais, como por exemplo equívocos na digitação de informações ou perda de documentos.
Isso contribui para a precisão e confiabilidade das operações.
Integração com faturamento
Muitos softwares de ordem de serviço são integrados aos sistemas de faturamento, simplificando o processo de cobrança e garantindo que todos os serviços prestados sejam devidamente faturados.
Análise de desempenho
A geração de relatórios e análises proporcionadas pelo software permite uma visão detalhada do desempenho da equipe, tempo gasto em cada ordem de serviço e outros indicadores-chave. Isso ajuda na tomada de decisões estratégicas.
Melhor atendimento ao cliente
Ao manter registros detalhados de interações passadas e serviços prestados, a empresa pode oferecer um atendimento mais personalizado e proativo aos clientes, antecipando suas necessidades.
Aumento da transparência
Tanto para a equipe interna quanto para os clientes, um sistema de ordem de serviço proporciona maior transparência, pois todos os envolvidos têm acesso às informações relevantes sobre os serviços em andamento.
Saiba como escolher um software de ordem de serviço para sua empresa
Implementar um software de ordem de serviço adequado é fundamental para seu negócio, pois só assim ele irá atender às suas necessidades empresariais.
Por isso, listamos 5 pontos que devem ser levados em consideração ao escolher um software para ordem de serviço. Veja abaixo.
- Avalie as necessidades específicas da sua empresa
Antes de começar a procurar um software, identifique as necessidades específicas da sua empresa. Considere os processos internos, requisitos de relatórios, integração com outros sistemas e as características únicas do seu setor.
- Usabilidade e interface Intuitiva
Opte por um software com uma interface intuitiva e de fácil utilização. Isso facilita a implementação e adoção por parte da equipe, minimizando o tempo necessário para treinamento.
- Funcionalidades essenciais
Certifique-se de que o software oferece funcionalidades essenciais, como criação fácil de ordens de serviço, atribuição de técnicos, controle de prazos, gestão de materiais e geração de relatórios.
- Customização e flexibilidade
Escolha um software que permite customização para atender às necessidades específicas da sua empresa.
A flexibilidade é fundamental para adaptar o sistema às particularidades do seu negócio
- Mobilidade
Considere a mobilidade como um critério importante, especialmente se sua equipe precisa acessar informações ou atualizar ordens de serviço enquanto está no campo. Aplicativos móveis ou versões responsivas podem ser essenciais nesse contexto.
Adquira no seu software de ordem de serviço com o AgoraOS
O software de ordem de serviço do AgoraOS se destaca dos demais devido à sua praticidade e personalização.
Ou seja, nosso software de ordem de serviço funciona de modo online, além de levar em conta a realidade da sua empresa.
Por exemplo, seja você um prestador de serviço ou uma empresa, nós temos um software adequado à sua necessidade.
Para ficar mais claro, veja abaixo algumas funções que estão presentes no nosso software de ordem de serviço:
Fluxo de atendimento personalizado
Você pode criar o status que O.S se encontra frente aos processos da sua empresa. Por exemplo “Em andamento” “aguardando peça”, finalizado, sem solução
Cadastro de equipamentos
Automatize os produtos que você conserta, por exemplo, cadastrando-os em uma única O.S
Campos Personalizados
Crie “campos genéricos”, que são exibidos em qualquer Ordem de Serviço..
Notas Fiscais
Uma vez que a OS é Faturada, pode-se emitir notas fiscais para os produtos (NF-e) e para os serviços (NFS-e) separadamente
Envio por e-mail e PDF
As ordens de serviço podem ser enviadas para o e-mail do cliente em formato PDF, usando seu próprio servidor de e-mail.
Impressão
A Ordem de Serviço pode ser impressa em impressora comum e folha A4, em PDF ou em impressora térmica.
Cadastro de arquivo
Cadastre as informações da sua O.S em um disco virtual.
Histórico de alterações
Cada vez que a OS é modificada, o sistema grava seu histórico de alterações, a data e hora que ocorreram e qual foi o usuário que alterou.
Além disso, vale destacar que também atuamos nos diversos segmentos do mercado de trabalho. Conheça alguns:
- Refrigeração e Climatização;
- CFTV e Segurança Eletrônica;
- Energia Solar;
- Elevadores;
- Provedores de Internet;
- Telecomunicações;
- Engenharia;
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