O Fluxo de Caixa é uma importante ferramenta para manter seu setor Financeiro em ordem e avaliar a saúde do seu negócio. Através dele, você controla todas as movimentações financeiras em determinado período, ou seja, suas entradas e saídas financeiras como receitas e despesas da empresa.
Por que o Fluxo de Caixa é importante?
Fazendo a contabilidade departamental corretamente, você saberá das sobras ou faltas antes mesmo que aconteçam, poderá verificar quais departamentos de sua empresa estão tendo mais gastos e, assim, tomará decisões mais acertadas e conscientes, e não será pego desprevenido. Ou ainda, você saberá quais produtos ou filiais geram maior receita, para assim focar seus esforços no incremento deles.
Dica 1: Estabeleça uma rotina de atualização financeira.
A primeira dica é manter uma rotina de atualização financeira. Se o seu fluxo for muito grande, o ideal é sua rotina ser diária ou a cada dois dias. Já se o seu fluxo é mais moderado, uma atualização semanal das informações financeiras é suficiente.
O importante é ter um dia da semana fixo para revisar o fluxo de caixa e confrontar o caixa e a movimentação da conta bancária com os suas anotações financeiras. Ou seja, fazer a conciliação bancária e do caixa da empresa.
Dica 2: Informatize seu financeiro.
Como fazer isso tudo “na mão”, no papel, ou até mesmo em uma planilha do Excel pode te dar muito trabalho, a segunda dica é preciosa: o Agora OS lhe ajuda a fazer seu fluxo de caixa de maneira automatizada!
O Agora OS tem um Módulo Financeiro que permite que você pre-cadastre suas contas fixas como as de luz, água telefone, internet, entre outras. Dessa forma, o próprio sistema te lembrará dos vencimentos e da necessidade de registrar os lançamentos financeiros delas.
Além disso, o sistema permite o uso de filtros e listagens, e está totalmente integrado aos demais módulos como o de Ordem de Serviço, o de Vendas, entre outros. Dessa forma, facilita a pesquisa de dados e possibilita gerar relatórios gerenciais acertados.
Dica 3: Categorizar os lançamentos financeiros.
Para melhor organização de suas receitas e despesas, os registros financeiros são agrupados em três categorias hierárquicas: Centro de Custo > Grupo Financeiro > Classificações Financeira.
Um Centro de Custo é uma unidade da empresa (uma seção, um departamento, uma pessoa ou um processo) com custos diretos que lhe possam ser imputados.
Após cadastrar seus Centros de Custo no software Agora OS, você poderá organizar os registros financeiros em Grupos e Classificações Financeiras, permitindo uma maior granularidade na anotação das informações, por exemplo:
- Centro de Custo: Administrativo
- Grupo Financeiro: Escritório
- Classificação Financeira: Luz
- Classificação Financeira: Aluguel
- Classificação Financeira: Internet
- Grupo Financeiro: Escritório
Vale lembrar que apesar de se chamar Centro de Custo, você também pode usar esta denominação para anotar suas receitas (Centro de Receita) obtidas em suas ordens de serviço ou pedidos de venda. Não são só suas saídas que lhe mostrarão como está sua situação financeira, mas também suas entradas financeiras.
Veja um exemplo de um plano de contas gerado no Agora OS:
Dica 4: Mantenha o mesmo padrão. Sempre!
Nossa última dica para manter um Fluxo de Caixa organizado é a classificação de seus registros de forma consistente ao longo do ano. Se em um mês você registrar a conta de luz como na hierarquia “Escritório > Custos > Luz”, por exemplo, em todos os meses você deve respeitar essa classificação. Do contrário, você terá registros desorganizados, o que inviabilizará a análise de seu Fluxo de Caixa do ponto de vista departamental.
Agora que você já sabe como manter um Fluxo de Caixa organizado, experimente o programa Agora OS, que possui um módulo Financeiro e ajuda bastante sua contabilidade departamental.