A ordem de serviço para manutenção é um documento fundamental para uma operação que envolve equipamentos e máquinas.
Pois, ela irá formalizar todo o trabalho realizado, ou seja, passará mais segurança tanto para o cliente quanto para o profissional.
Sendo assim, a ordem de serviço (OS), na manutenção é um recurso que garante credibilidade para a empresa.
Então, diante da sua importância, iremos explorar neste artigo as principais dúvidas sobre O.S na manutenção. Vamos lá?
Ordem de serviço na manutenção: o que é?
A ordem de serviço na manutenção tem como objetivo, descrever uma tarefa específica de manutenção a ser realizada.
Como por exemplo, realizar um determinado serviço de manutenção em um eletrônico, uma automóvel, uma equipamento específico e entre outros.
Ou seja, tudo aquilo que se encontra dentro do nicho de manutenção, precisa de uma ordem de serviço.
Pois tal documento, serve como um guia que direciona o técnicos, por exemplo, o que ele deve fazer, bem como o cuidado que deve ter.
Quais informações devem ter na ordem de serviço na manutenção?
Toda ordem de serviço, seja de manutenção, empresarial ou qualquer outro tipo, precisa constar, obrigatoriamente, algumas informações basilares!
Por isso, listamos abaixo as principais informações de uma ordem de serviço na manutenção. Veja.
Identificação do ativo
Nome do ativo (equipamento, máquina, instalação, etc.), bem como o número se série ou identificação única.
Descrição da tarefa
Detalhes sobre a tarefa de manutenção a ser executada.
Como por exemplo, as instruções específicas sobre o que deve ser feito, os recursos necessário para tal procedimento e entre outros.
Prazo e prioridade
Data e horário de início e conclusão da tarefa ou informativo acerca da prioridade da manutenção (urgente ou rotina, por exemplo).
Responsabilidades
Nomes dos técnicos ou equipes responsáveis pela execução da tarefa.
Procedimentos de segurança:
Instruções e precauções de segurança a serem seguidas durante a execução da tarefa; uso de equipamentos de proteção individual (EPIs); nome do supervisor ou gerente responsável pela aprovação da O.S de manutenção.
Observações adicionais
Qualquer informação relevante, como observações específicas ou histórico de manutenção do ativo.
Referências
Documentos de referência, como manuais de manutenção, diagramas ou especificações técnicas.
Além disso, a ordem de serviço na manutenção, funciona como um documento de referência valioso para futuras manutenções e auditorias.
Portanto, a elaboração cuidadosa e completa da O.S é fundamental para o sucesso da gestão da manutenção.
Por fim, deve-se lembrar que todas as informações contidas na O.S devem ser exatas e claras para não correr o risco de haver um equívoco acerca do documento em questão.
Como fazer uma ordem de serviço na manutenção?
Diante do que apresentado acima, sabemos que a ordem de serviço na manutenção precisa de informações transparentes, certo?
Mas, saber só as informações básicas não é o suficiente!
Por isso, nesse tópico, iremos te ensinar a fazer uma O.S na manutenção. Vamos lá?
Lembre-se de que as especificidades podem variar de acordo com o contexto, então ajuste conforme necessário:
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Identificação da empresa ou setor
Inclua o nome da sua empresa, organização ou setor responsável pela execução da ordem de serviço. Adicione logo, se aplicável.
Número da ordem de serviço
Atribua um número único e sequencial para identificar a O.S. Isso facilita o acompanhamento e a organização.
Data e hora de emissão
Registre a data e a hora em que a O.S foi criada.
Dados do cliente ou solicitante
Forneça informações detalhadas sobre o cliente, solicitante ou departamento que solicitou o serviço. Isso inclui nome, endereço, telefone e e-mail de contato.
Descrição da tarefa
Detalhe a natureza do serviço a ser executado. Seja específico e inclua o máximo de informações possível. Descreva o problema, as expectativas do cliente e quaisquer instruções especiais.
Responsável pela execução
Especifique quem será responsável por realizar o serviço. Inclua o nome do técnico ou equipe designada.
Prazos e datas
Defina prazos para a execução do serviço, incluindo a data e a hora em que o trabalho deve ser concluído.
Materiais e recursos necessários
Liste todos os materiais, ferramentas e recursos necessários para a realização do serviço. Isso pode incluir peças de reposição, equipamentos, materiais consumíveis, etc.
Termos e Condições
Especifique quaisquer termos e condições relevantes, como garantias, políticas de pagamento, obrigações do cliente, entre outros.
Autorização e assinaturas
Deixe um espaço para a autorização do cliente ou solicitante, que pode ser uma assinatura física ou eletrônica. Isso confirma que o cliente concorda com o serviço solicitado.
Observações adicionais
Inclua espaço para observações adicionais ou notas que possam ser relevantes para a execução do serviço.
Contatos de emergência
Forneça informações de contato de emergência, caso surjam problemas ou dúvidas durante a execução do serviço.
Encerramento da Ordem de Serviço:
Inclua uma seção para registrar a data e a hora de conclusão do serviço, bem como observações finais ou comentários.
Qual a diferença entre ordem de serviço e ordem na manutenção?
A diferença entre ordem de serviço e ordem de manutenção pode gerar confusão, pois ambos os termos são frequentemente usados de forma intercambiável.
No entanto, existem distinções importantes. Veja abaixo.
- Ordem de Serviço (O.S)
Geralmente se refere a um documento que autoriza a execução de uma tarefa específica de qualquer natureza, não necessariamente relacionada à manutenção.
Ou seja, utiliza-se em uma uma variedade de contextos, como serviços de reparo e instalação, por exemplo.
- Ordem de serviço na manutenção
Especificamente se refere a um documento que direciona atividades de manutenção em equipamentos, máquinas ou infraestrutura.
Ou seja, envolve ações como inspeção, reparo, lubrificação, calibração e outros procedimentos que garantem o funcionamento adequado de ativos.
Em resumo, enquanto a O.S abrange uma gama mais ampla de tarefas, a ordem de manutenção se concentra exclusivamente nas atividades relacionadas à manutenção de ativos.
Veja os benefícios da ordem de serviço na manutenção
A utilização eficiente da Ordem de Serviço na manutenção traz uma série de benefícios para as organizações, independentemente de seu setor de atuação. Alguns dos principais aspectos que destacam sua importância incluem:
Organização e planejamento
A ordem de serviço na manutenção permite que o serviço de reparo seja planejado de forma eficaz.
Sendo assim, os recursos necessários são identificados com antecedência; os prazos são estabelecidos e responsabilidades são atribuídas.
Garantindo, assim, uma execução mais suave das tarefas.
Monitoramento
A documentação da ordem de manutenção cria um histórico valioso de manutenção.
Como consequência, isso facilita o acompanhamento do desempenho dos ativos, identificação de tendências de falhas e a implementação de melhorias contínuas.
Segurança
A inclusão de procedimentos de segurança nas O.S é fundamental para garantir que os técnicos de manutenção executem suas tarefas com o devido cuidado.
Isso reduz o risco de acidentes e lesões no local de trabalho.
Redução de custos
A manutenção planejada e preventiva, facilitada pela O.S de manutenção, ajuda a reduzir custos a longo prazo.
Isto é, minimizando paralisações não programadas e aumentando a vida útil dos ativos.
Melhoria na eficiência
Ao seguir a ordem de serviço na manutenção, as equipes trabalham de forma mais eficiente, economizando tempo e recursos.
Conformidade regulatória
Em setores regulamentados, a ordem de serviço de manutenção pode ser essencial para garantir que as atividades estejam em conformidade com normas e regulamentos.
A ordem de serviço na manutenção e o sistema ERP AgoraOS
O sistema AgoraOS é referência na emissão de ordem de serviço na manutenção.
Isso porque, ele atua de forma consolidada no mercado, onde atende aos diversos segmentos empresariais.
Dentre os principais segmentos, destaca-se por exemplo:
- Refrigeração e Climatização;
- CFTV e Segurança Eletrônica;
- Energia Solar, Elevadores;
- Provedores de Internet;
- Telecomunicações;
- Engenharia.
Além da variedade de setores empresariais, o sistema AgoraOS, oferece os seguintes serviços, além da elaboração da OS para manutenção:
- Campos Personalizados, isto é, você cria os campos que quiser;
- Aplicativo para que o técnico faça o atendimento remoto e recolha a assinatura do cliente digitalizada direto na tela do Smartphone, por exemplo;
- Fluxo de Atendimento Personalizado. (Por exemplo: Aberto > Em Andamento > Fechado)
- O cliente pode acessar a OS online, ou seja, de onde estiver ele tem acesso total ao documento.
- Envio por e-mail em PDF;
- Emissão de NF-e e NFS-e;
- Diversas formas de Impressão;
- Direto do navegador;
- PDF;
- PDF em duas vias;
- Impressora Térmica Bematech ou Daruma;
- Anexar Arquivos;
- Registro de Horas Trabalhadas;
- Histórico de alterações;
- Diversas opções de faturamento;
- À Vista / Prazo Com sinal;
- Vinculada à Contratos de Prestação de Serviço.
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